داستان هایی درباره موفقیت BPMS در سازمانهای دنیا-بخش ۲

 

در مطلب قبل، داستان هایی درباره موفقیت BPMS در سازمانهای مطرح دنیا (بخش اول) را مطالعه کردید. در این مطلب داستان موفقیت استقرار نرم افزار BPMS در سه سازمان دیگر را مطالعه خواهید کرد.

 

درباره ICO

یکی از مخرب­ترین تأثیرات اخیر بحران مالی جهانی، انجماد اعتبار سازمان بود و بسیاری از SMB های اسپانیا با ورشکستگی مواجه شدند. در نهایت، ICO که توسط دولت اسپانیا تأمین می­شد، ایده “تسهیل کننده مالی” را بوجود آورد. این ابزار کاربردی به شرکت­های متوسط و کوچک اجازه می­دهد که مسئولیت مالی پروژه­ های حرفه­ ای و سازمانی خود را به­ عهده بگیرند. کارشناسان BPMS فرایند اعتبار، را طراحی کردند و BPM solution را در زمان مقرر تحویل دادند.

 

اهداف استقرار نرم افزار BPMS

• ایجاد یک برنامه کاربردی مشتری محور تنها در ۲ ماه
• نفوذ BPMS برای اطمینان از به موقع و دقیق بودن ارائه برنامه­ های اعتباری
• خودکار کردن تحلیل اعتبار و ارزیابی فرایندها و جریان­ های کاری
• ارائه یک سرویس قوی با توانایی اصلاح و توسعه راحت آن
• افزایش آگاهی ملی از طرح

 

دستاوردهای استقرار نرم افزار BPMS

• تنها در ۸ هفته تسهیل کننده­های مالی به­ره وی کسب­ وکار باز شدند.
• بیش از ۸۰،۰۰۰ درخواست در ۶ ماه اول و ۱۴۰,۰۰۰ تا در سال اول ایجاد شد.
• عمده موسسات مالی و بانک­های اسپانیا مانند BBVA و Santander مشارکت کردند.
• در هرزمان و هرمکانی درخواست­ ها و جریان­های کاری از طریق پرتال مورد استفاده قرار گرفت.
• دریافت درخواست ها از طریق پرتال از قبل تصویب شده­، کارایی مؤسسات مالی بزرگ را افزایش دادند.
• KPI ها در زمانی واقعی ردیابی و گزارش­دهی را برای تصمیم گیری بهتر ارائه دادند.

 

نکات قابل یادگیری

• اطمینان حاصل نمایید که تیم­های طراحی فرایند و توسعه BPMS در یک موقعیت عالی برای بدست آوردن نتایج سریع با هم همکاری می­کنند.
• کسب تعهد و پشتیبانی سهامداران کلیدی، در اینجا رئیس ICO و اعضاء هیئت مدیره
• برای شناسایی و کاهش ریسک پروژه به طور منظم برنامه زمانی و طرح مدیریت پروژه ایجاد شده ­تان را به­روزرسانی کنید.
• چالش­هایی که ممکن است ایجاد شود را شناسایی کرده و فرایندهایی برای حل و فصل آن­ها داشته باشید.
• ارائه سریع نسخه ۱.۰ و ایجاد تغییر در نسخه­ های بعدی برای دستیابی سریع به ارزش

 

درباره Colpensiones

“فکر بزرگ” رویکرد Colpensione بود. BPMS فعالیت های یک موسسه تجاری را از منظر فرایند به­ طور موفقیت ­آمیز طراحی و پیاده ­سازی کرد.

این ابتکار عمل در مقیاس وسیع بیش از ۱۲۰ فرایند کسب و کار را در یک رکورد ۹ ماهه خودکارسازی کرد، افزایش سرعت، چابکی و سطوح خدمات قبل از این هرگز در سیستم بازنشستگی عمومی کشور دیده نشده بود.

 

اهداف استقرار نرم افزار BPMS

• پیاده­ سازی مدیریت فرایندهای کارآمد و چابک برای سیستم حقوق بازنشستگی دولت جدید کلمبیا
• تبدیل سیستم کاغذی به سیستم فرایندمحور و بدون کاغذ
• بهبود تجربه مشتری و تبدیل شدن به یک موسسه موثر مالی
• استاندارد کردن فرایندها برای بهبود خدمات مشتری و حذف ۸۴,۰۰۰ پرونده و ۱۰۰,۰۰۰ شکایت
• کاهش هزینه­ها از طریق فرایندهای متمرکز که بوسیله KPI اندازه­گیری و کنترل می­شدند.

 

دستاوردهای استقرار نرم افزار BPMS

• Colpensiones به طور کامل از منظر فرایندی طراحی و پیاده­ سازی شد.
• ۱۱۸ فرایند در ۹ ماه ایجاد و ساخته شد تا شهروندان سریعتر به درخواست شهروندان پاسخ داده شود.
• BPMS 28 میلیون فعالیت و ۱ میلیون پرداخت حقوق را در هر ماه انجام داد.
• کاهش قابل توجه در هزینه­ های عملیاتی: کاهش بیش از ۳۰۰۰ کارمند به ۱۲۰۰ نفر.
• BPMS اطلاعات دقیق ۹۲ اداره در ۴۹ شهر را در زمانی واقعی فراهم کرد.
• ارائه خدمات با کارایی بالا، شفاف و مشتری محور
• سیستم بازنشستگی تازه ایجاد شده از لحاظ مالی پایدار است.
• در فاز اول ۱۱۸ فرایند و در فاز دوم ۲۰۰ فرایند خودکارسازی شد.

 

درباره Generali

هلدینگ Generali CEE یک تحول سازمانی در کسب­ وکار، با افزایش قابل توجه کارایی و بهره­ وری و کاهش ریسک سازمان­ها آغاز نمود. جهش به جریان­های کاری و فرایندهای خودکار و کارا مزایای سریعی را به ارمغان می­آورد.

صرفه­ جویی در هزینه­ های اولیه پروژه بیش از ۶۰% بود و انتظار می­رود این مقدار به ۹۰% درصد افزایش یابد.

 

اهداف استقرار نرم افزار BPMS

• افزایش کنترل بر روی فرایند اسناد تولید شده درون دپارتمان ریسک سازمان
• ایجاد جهش از سیستم کاغذی به جریان­های کارآمد و خودکارسازی شده
• حذف داده­های وارد شده تکراری برای بهبود دقت و استفاده بهینه از منابع
• ارائه KPIهای سفارشی که به شرکت­های عضو اجازه اندازه ­گیری پارامترهای مالی را بدهد.
• توانایی ادغام با سیستم­ های مدیریت دیگر شرکت­های عضو
• ارائه BPM solution چند زبانه چند شرکته
• مکانیزه کردن جریان­های کاری دورن شرکت (مانند مهندسی کنترل خسارت، بازنشستگی)
• پیاده­ سازی جریان­ های کاری ساختاریافته برای قیمت­ گذاری

 

دستاوردهای استقرار نرم افزار BPMS

• کاهش ۵۰% زمان صرف شده جهت رسیدگی به پیشنهادات پیچیده ­تر
• کاهش نسبت خسارت شکایت­های بیمه­ای حدود ۲% تا ۵%
• طی ۶ ماه، ۳۸ فرایند مکانیزه شده در ۲ شرکت عضو به­ طور کامل عملیاتی شد.
• ممیزی فرایند کاملا مکانیزه شده، وچابکی در پاسخ به تغییرات منظم

 

نکات قابل یادگیری

• فرایندها و جریان­های کاریتان را تعریف کنید، سپس آن­ها را برای گروه­ های کوچکتر و شرکت­های تابعه ساده کرده و انطباق دهید.
• برای موفقیت فرایندهایتان مدل داده یکپارچه ایجاد کنید. به این دلیل که داده می­تواند از طریق فرایندهای مختلف به اشتراک گذاشته شود.
• کاربران کسب ­وکار را در همه چرخه توسعه BPM درگیر کنید و در گزارش­هایی منظم بازخور دریافت کنید.
• یک نمونه اولیه ایجاد کرده و سریعاً آن را ارائه دهید. این کلید کسب تعهد سهامداران و سرمایه­ گذاری شان در BPM است.
• پیچیدگی کسب ­وکار را با استفاده از شیوه چابک به جای شیوه سنتی آبشاری، مدیریت کنید.
• از مزیت مجازی­ سازی و تکرار داده­ های BPMS بهره بگیرید.
• به طور منظم جلساتی برای دریافت بازخور و نیازمندی­ های کاربر ترتیب دهید.
• استفاده مجدد را به حداکثر برسانید – Generali ارائه فرایندهای کسب­ وکار بعدی را با ۱۰% هزینه اولیه تنظیم کرد.

 

منبع: سایت شرکت Bizagi