یک نرم افزار BPMS به عنوان زیرساخت نرم افزارهای فرایندی شناخته می‌شود. وقتی از “زیرساخت نرم افزاری” صحبت می‌کنیم، واژگان خود گویای این هستند که باید در انتخاب ابزار دقت بسیار داشته باشیم تا سیستم انتخاب شده توان کافی برای مدیریت فرایندهای سازمان را داشته باشد.
نرم افزارهای BPMS به واسطه امکاناتی که برای اتوماسیون کردن فرایندها دارند، کسب و کار را به سمت چابک شدن و بهبود روند کارها سوق می‌دهند. در این مقاله قصد داریم خیلی خلاصه و مفید و بدون پرده، بهترین نرم افزارهای BPMS که قابل استفاده در ایران هستند را خدمتتان معرفی کنیم.
با اتوماسیون کردن فرایندها چه به دست می‌آوریم:
- زمان انجام فرآیندها کاهش می‌یابد
- با تحلیل بر روی گزارشات امکان بهبود تدریجی و مستمر فراهم می‌شود
- حداکثرسازی صرفه جویی در هزینه‌ها
- افزایش کارایی فرآیند
- شناسایی گلوگاه‌ها
- کاهش زمان سیکل انجام فرایند
- افزایش چابکی
- آسان تر شدن تعامل بین کارمندان
سیستم مدیریت فرایند یا نرم افزار BPMS چه حداقل امکاناتی باید داشته باشد:
- از نوتیشین‌های زبان BPMN پشتیبانی کاملی داشته باشد تا نیازمان به کدنویسی کاهش یابد (مثلا از Sub Process، Event based gateway، timer، انواع رویدادهای میانی، سیگنال و… پشتیبانی نماید)
- پشتیبانی از استاندارد DMN به که به سادگی مدل کمک می‌کند
- محیط مدلسازی فرایندی آن کاربرپسند باشد و در همان محیط ادمین یا سایر گام‌های ساخت فرایند یکپارچه شده باشد
- امکان اتصال به انواع دیتابیس داشته باشد (تنها محدود به sql server یا اوراکل نباشد)
- قابلیت اتصال به دیتابیس‌هایی که از قبل در سازمان وجود دارند را داشته باشد
- محیط طراحی فرم آن به صورت Drag & Drop باشد
- امکان تعریف فیلدهای محاسباتی بر روی فیلدها داشته باشد
- امکان قراردادن control و validation برای فیلدها را داشته باشد (بدون نیاز به برنامه نویسی یا با کمترین میزان کدنویسی)
- داشتن نسخه موبایل یا ریسپانسیو بودن در گوشی‌های موبایل
- ارائه گزارش از فرایندهای در حال اجرا و بسته شده
- ارائه گزارش از فعالیت‌ها
- ارائه گزارش از منابع
- امکان گزارش گیری از فیلدهای دیتابیسی تعریف شده
- امکان اتصال به سیستم‌های نرم افزاری و سخت افزاری دیگر سازمان به کمک وب سرویس
- امکان اتصال به ربات‌های RPA مانند UI Path
- امکان اتصال به سامانه‌های BI (اگر خود ابزار امکان طراحی داشبورد مدیریتی داشته باشد امتیاز بالایی دارد)
- مدیریت داده‌ها و مستندات
- امکان تعریف Business Rulesهای پیچیده
- قابلیت ادغام و یکپارچگی با سامانه مدیریت پروژه
کدام نرم افزار BPMS مناسب سازمان ما هست؟
به سبب آنکه BPMSهای داخلی اختلاف فاحشی با BPMSهای جهانی از لحاظ کیفیت و عملکرد دارند، فعلا در این مقاله تنها به BPMSهای خارجی اشاره می‌شود و در آینده اگر موتورهای فرایندی داخلی به سطح استاندارد جهانی رسیدند به این لیست اضافه خواهند شد.
و اما لیست کاندیدای نهایی. این ۴کاندید بهترین‌های بازار ایران هستند و شما باید با توجه به نیاز و پتانسیل سازمانتان مناسب‌ترین را برای خود انتخاب کنید (ما نیز می‌توانیم در انتخاب ابزار مناسب با توجه به تجربه‌مان کمکتان کنیم). البته در آمارهای جهانی BPMSهای خوب دیگری هم وجود دارد که اگر در این لیست نیامده‌اند به علت آن است که تا کنون امکان بومی‌سازی را در ایران نداشته‌اند.
نرم افزارهای BPMS که در زیر از آن‌ها نام برده می‌شود تقریبا تمامی حداقل انتظارتی که پیش‌تر اشاره شد را پشتیبانی می‌کنند.
نرم افزار Camunda یا کموندا یا کاموندا
نرم افزار Camunda از بهترین نرم‌افزارهای BPMS اوپن سورس در جهان است. البته این پلتفرم نسخه enterprise یا تجاری هم دارد (بنابراین هنگام خرید نرم افزار Camunda مراقب باشید که نسخه enterprise آن را خریداری می‌کنید. زیرا نسخه اوپن سورس و Camunity آن رایگان است. متاسفانه برخی شرکت‌ها در ایران تنها با فارسی سازی نسخه رایگان، نرم افزار کموندا را با قیمت بسیار بالایی به فروش می‌رسانند).
در نسخه Enterprise امکاناتی همچون ماژول Optimize قرار دارد. این ماژول با ارائه یک Heat map از جریان فرایندی، شما را در شناسایی گلوگاه‌ها یاری می‌رساند. امکان دیگری که در نسخه enterprise نرم افزار camunda وجود دارد ماژول حرفه‌ای Cockpit است. در نسخه رایگان کموندا Cockpit به صورت پایه وجود دارد اما در نسخه تجاری ماژول کامل آن قرار گرفته است. گفتنی است ماژول cockpit برای مانیتورینگ کارها استفاده می‌شود و به کاربران اجازه می‌دهد تا بر روند کار و تصمیمات در تولید نظارت داشته و به تجزیه و تحلیل و حل مشکلات فنی بپردازند.
ویژگی migration (مهاجرت از یک نسخه به نسخه دیگر فرایند) و Cawemo نیز در نسخه تجاری نرم افزار کموندا یا کاموندا دیده می‌شود.
Cawemo به کاربران اجازه می‌دهد تا در یک محیط اشتراکی به ایجاد و ویرایش نمودارهای فرآیند BPMN بپردازند.
همچنین اگر قصد خرید نرم افزار Camunda را دارید دقت داشته باشید که فرمساز خوبی به آن اضافه شده باشد (مانند Form.io). زیرا فرم ساز پیشفرض کموندا به اندازه کافی کاربرپسند نیست و بهتر است فرمساز دیگری با محیط آن یکپارچه شده باشد.
نرم افزار BPMS کموندا به سبب پشتیبانی کامل از نوتیشین‌های BPMN و همچنین پشتیبانی از استانداردهای DMN و CMMN در میان رقبا خوش درخشیده است.
مزایا و معایب نرم افزار Camunda به طور خلاصه:
مزایا:
- پشتیبانی بسیار عالی از علائم BPMN
- پشتیبانی از DMN به صورت جدول و دیاگرام (برای مدیریت تصمیم‌گیری های قابل تکرار در سازمان)
- پشتیبانی از استاندارد CMMN (برای مدیریت موارد)
- ماژول optimize برای گزارشات Heat map
- ماژول Cockpit برای مانیتورینگ فعالیت‌ها
- قابلیت Task list برای کارهای غیرفرایندی
- قابلیت طراحی گروهی بر روی مدل فرایندی
- علاوه بر ورژنینگ از migration نیز برای انتقال فرایند از یک نسخه به نسخه دیگر پشتیبانی می‌کند
- موتور فرایندی آن بر پایه جاوا است و بسیار سریع است
- قابلیت یکپارچگی با فریم‌ورک‌هایی که بر پایه جاوا هستند که امکان ایجاد زیرسیستم‌های مختلف را می‌دهد.
- قابلیت اتصال به ربات‌های نرم افزاری که اخیرا بسیار مورد استقبال قرار گرفته است.
- امکان اتصال به سایر سامانه‌های نرم افزاری و سخت افزاری سازمان
- نسخه‌ای که توسط تیم فرایندگستر توسعه داده شده است، امکان طراحی داشبورد مدیریتی در پلتفرم به صورت یکپارچه وجود دارد.
معایب:
- محیط ادمین ساخت فرایند برای کسانی که از واحد IT نیستن مقداری خشک است (مانند سایر نرم افزارهای آلمانی)
- BPMS کموندا به صورت پیشفرض داشبورد مدیریتی ندارد اما اگر از مجموعه فرایندگستر این ابزار را تهیه می‌کنید این ضعف به طور کامل پوشش داده شده است.
چه شرکت‌های ایرانی در ایران از BPMS کموندا استفاده می‌کنند؟
- برخی از مراکز
- مراکز نظامی
- ۳وزارت خانه
- آستان قدس
- بانک اقتصاد نوین
- شهرداری تهران
- فولاد یزد
- پتروشیمی اصفهان
- …
نرم افزار BPMS بیزاجی
نرم افزار Bizagi از BPMSهای قابل احترام است که قدمت خوبی در ایران دارد. شاخصه اصلی این نرم افزار BPMS کاربرپسند بودن آن است و برای سازمان‌هایی که واحد IT ندارند پیشنهاد می‌گردد.
مزایا و معایب نرم افزار Bizagi به طور خلاصه:
مزایا:
- گام به گام بودن مراحل ساخت فرایند که برای کسانی که از واحد IT نیستند محیط آن را کاربرپسند می‌کند
- پشتیبانی بسیار خوبی از نوتیشین‌های زبان BPMN دارد
- فرمساز پیشفرض امکانات خوب و کاملی دارد
- قابلیت تعریف control و validationهای مختلف بر روی فیلدها بدون نیاز به دانش کدنویسی
- قابلیت مدیریت دیتابیس در محیط ادمین فرایند
- قابلیت اتصال به ربات‌های نرم افزاری RPA
- پشتیبانی از DMN دارد اما نه به قدرت Camunda
- امکان اتصال به سایر سامانه‌های نرم افزاری و سخت افزاری سازمان
- بالا بودن سرعت ساخت فرایند
معایب:
- کارتابل آن به دلیل آنکه نرم افزار اوپن سورس نیست اعمال تغییرات و شخصی سازی در آن دشوار است.
- داشبورد مدیریتی در پلتفرم پایه وجود ندارد (اما قابلیت اتصال به سامانه‌های BI مانند power bi را دارد).
سازمان‌هایی که در ایران از Bizagi استفاده می‌کنند:
- مپنا
- بانک ملت
- بانک صادرات
- دانشگاه تهران
- بنادر نوشهر
- مینو
- زرین پال
- …
نرم افزار Red Hat
نرم افزار Red Hat Process Automation Manager را می‌توان غول جدید BPMSهای موجود در ایران نام برد. شرکت Red Hat به عنوان رهبر پلتفرم‌های اوپن سورس جهان شناخته می‌شود. احتمالا پیش از این نام این شرکت را با سیستم‌عامل RedHat (بر پایه لینوکس) شنیده باشید که از بهترین‌هاست.
برای برنامه‌نویسان جاواکار و عاشقان لینوکس احتمالا خبر بسیار خوبی است که متوجه شوند شرکت مورد علاقه‌شان در زمینه BPMS نیز فعال است و حتی امتیاز بسیار بالایی از موسسه گارتنر دریافت کرده است (در مربع جادویی گارتنر در ربع Visionaries قرارگرفته).
BPMS شرکت Redhat تقریبا تمامی ابزارهای لازم برای اتوماسیون کردن فرایندها را به صورت کامل‌تر دارد. مثلا برای تصمیم گیری شیوه‌های مختلفی را در نظر گرفته است که هیچ BPMS دیگری در جهان این مقدار کامل عمل نکرده است. Decision Table (Spreadsheet)، DMN، DRL file، Guided Decision Table، Guided Decision Table Graph مواردی هستند که برای مدیریت تصمیم گیری در نظر گرفته است.
گفتنی است در حال حاضر تنها تیم فرایندگستر در ایران این ابزار قدرتمند را بومی سازی کرده است. جهت اطلاعات بیشتر تماس بگیرد.
مزایا و معایب نرم افزار RedHat به طور خلاصه:
مزایا:
- کامل‌ترین BPMS از لحاظ پشتیبانی از نوتیشین‌های زبان BPMN
- امکان مدیریت تصمیم‌گیری به شیوه‌های مختلف (علاوه بر DMN شیوه‌های دیگر تصمیم‌گیری را پشتیبانی می‌کند)
- از CMMN نیز پشتیبانی می‌کند
- عدم وابستگی به دیتابیس خاص (با هر نوع دیتابیسی قابلیت اتصال دارد)
- فرمساز پیشفرض امکانات خوب و کاملی دارد
- قابلیت اتصال به ربات‌های نرم افزاری RPA
- خود پلتفرم داشبوردسازی بسیار قوی دارد
- امکان اتصال به سایر سامانه‌های نرم افزاری و سخت افزاری سازمان
- امکان تولید نرم‌افزارهای غیرفرایندی را نیز دارد
- امکان تولید نرم‌افزار و اجرا به صورت مستقل را دارد.
معایب:
- برای سازمان‌های کوچک که تیم IT ندارند پیشنهاد نمی‌شود.
نرم افزار Bonita
همانطور که در ابتدای مقاله ذکر شد، تمامی برندهایی که در لیست بهترین نرم افزارهای BPMS قرار گرفته‌اند تمامی حداقلی‌های لازم را دارند و در برخی موارد یکی نسبت به سایرین نقطه قوت بیشتری دارد. نرم افزار BPMS بونیتا نیز بر روی کاغذ تمامی انتظارات پایه را برآورد می‌کند اما در برخی از امکانات گفته شده ممکن است نسبت به رقیب عملکرد ضعیف‌تری داشته باشد و برعکس آن نیز ممکن است.
اما باید در نظر داشته باشید که BPMS بونیتا تنها نسخه رایگان و اوپن سورس آن در ایران استفاده می‌شود و برخی از امکانات آن که فقط در نسخه تجاری هست در دسترس نیست.
همچنین گفتنی است که نسبت به BPMSهای ذکر شده تجربه پیاده سازی کمتری در ایران دارد و ضعف‌های آن به طور کامل شناخته شده نیست.
مزایا و معایب نرم افزار Bonita به طور خلاصه:
مزایا:
- پشتیبانی قابل قبول از نوتیشین‌های زبان BPMN
- پشتیبانی از DMN (تنها جدول تصمیم گیری و DRD ندارد)
- فرمساز پیشفرض نسبتا خوب است اما به اندازه بیزاجی و RedHat کاربرپسند نیست
- قابلیت اتصال فقط به ربات نرم افزاری UiPath را دارد
- گزارش ساز دارد (به قدرتمندی Redhat نیست)
- امکان اتصال به سایر سامانه‌های نرم افزاری و سخت افزاری سازمان را دارد
معایب:
- نیازمند تیم IT قوی دارد برای پیاده سازی دارد.
- داشبوردسازی مدیریتی ندارد.
توضیح در مورد نرم افزار Process Maker
نرم افزار Process Maker با توجه به آنکه موتور فرایندی آن با زبان PHP نوشته شده است و چون هیچ کدام از نرم افزارهای سازمانی جهان با این زبان نوشته نشده است (به دلیل عملکرد ضعیف در مقایسه با جاوا و .Net)، در لیست بهترین BPMSهای موجود در ایران قرار نگرفت. ضعف بزرگ دیگر آن نیز مقدار پشتیبانی پایین از نوتیشن‌های BPMN و عدم پشتیبانی از DMN است. همچنین قابلیت اتصال به ربات‌های نرم افزاری RPA را ندارد و اگر دارد به خوبی یکپارچه نشده است. همچنین در بخش گزارشات و مانیتورینگ نیز در برابر رقبای نام برده شده حرفی برای گفتن ندارد.
البته برای شرکت‌هایی که کوچک هستند و استراتژی آن‌ها به گونه‌ای که می‌خواهند کوچک بمانند، استفاده از آن مشکلی ندارد و پیشنهاد می‌شود.
بدون دیدگاه