BPMS چیست و چه طور به کسب و کارها کمک کند؟
BPMS در واقع مخفف کلمات Business Process Management Software است. ترجمه این کلمات نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار است. البته لازم است بدانیم در برخی موارد BPMS را مخفف کلمات Business Process Management Suite نیز به کار می برند که به معنی مجموعه نرم افزارهاییی است که در کنار هم نقش خاصی را ایفا میکنند.
BPMS ایجاد شده تا به کسب و کار شما کمک میکند تا با کمک تحلیل، بهبود و مکانیزه کرده فرآیندها، کسب و کارتان را بهبود دهند.
مراحل عمده در BPMS عبارتند از: ترسیم فرایند، طراحی فرم، اعمال قوانین کسب وکار، یکپارچه سازی، تعیین نقش ها، تست و اجرا.
BPMS تکنولوژی جدید و بسیار پیشرفته ای را نیز با خود به ارمغان آورده است. این تکنولوژی iBPMS است. در این مخفف حرف i به جای کلمه intelligent یا “هوشمند” به کار برده شده است،. این تکنولوژی با استفاده از real time و هوش عملیاتی به دنبال بهبود و یکپارچگی فرآیندهای کسب و کار است.
آیا می دانید وجود یک BPMS در هر کسب وکار ضروری است؟
در دنیای فوق العاده رقابتی امروز، هر کسب و کاری، بدون در نظر گرفتن اندازه، باید برای داشتن سهمی مساوی با رقبای خود باید تلاش نماید تا بتواند ضمن تضمین بقا خود در بازار رشد کند.
برای این منظور یکی از بهترین راه های کاهش هزینه های عملیاتی است که در این زمینه نرم افزار BPMS کمک فوق العاده ای به شما واهد کرد. نرم افزارهای BPMS به واسطه مکانیزاه کردن فرایندهای کسب و کار به روش کم کد، نیاز شما به نیروی انسانی را کاهش داده و هزینه عملیاتی شما را به شکل قابل توجهی کاهش خواهد داد. مکانیزه کردن کسب و کار باعث می شود خطای انسانی نیز تا حدود زیادی کاهش یافته و کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده توسط شما افزایش یابد.
پیاده سازی BPMS مزیت های بسیار دیگری نیز دارد:
اولین مزیت و ویژگی عمده سیستم های BPMS این است که از طریق آنها میتوان فرایندهای سازمان را با زمان بسیار کوتاه تری نسبت به روشهای برنامه نویسی مکانیزه نمود. همچنین به دلیل افزایش سرعت تبدیل فرایندها به نرم افزار و سایر امکاناتی که سیستم های BPMS در اختیار خواهند گذاشت (ورژنینگ) امکان اعمال تغییرات در آینده بر روی فرایندهای ساخته شده متناسب با تغییرات فرایندها به راحتی میسر خواهد بود.
افزایش هوش عملیاتی: BPMS منجر به بهبود بهره وری فرآیندهای کسب و کار می شود. این امر از طریق کاهش کارهای تکراری و خسته کننده که معمولا به طور ناخواسته اتفاق میافتند، انجام میشود. همچنین BPMS قابلیت شناسایی گلوگاههای هر فرآیند را فراهم میکند. یه این ترتیب به شما امکان می دهد تصمیمات آگاهانه و درستی را برای از بین بردن آنها بگیرید و بدین طریق عملیات کاری خود را هوشمندانه هدایت کنید.
چابکی کسب و کاری: انعطاف پذیر نبودن فرآیندهای کسب و کار باعث میشوند کسب و کار شما در اقیانوس رقابت با دیگر شرکتها در این محیط پر تغییر به سادگی غرق شود. چابکی و انعطاف پذیر کسب و کار، اصلی ترین عاملی است که به بقای و رشد هر کسب و کاری کمک میکند. اگر کسب و کار شما نتواند همزمان با تغییرات محیط و تقاضا به سرعت تغییر کند.
حتی ممکن است پس از مدتی مشتریان بزرگ شما نیز به سوی رقبای شما بروند چون آنها خدمات سریع تری می دهند و آنها چابک تر و منعطف تر هستند. استفاده از BPMS به شما کمک میکند تا به سرعت تغییر کرده و بدون هیچ مشکلی بتوانید مشتریان بهتری را جذب کنید.
نکته مهم: تمام BPMS ها باید حداقل قابلیت های زیر را شامل شود:
- نقشه برداری فرآیند (process mapping): وجود یک رابط یا زبان نشانه برای تشریح فرآیند که منظور پشتیبانی از زبان استاندارد BPMN 2.0 است.
- موتور فرآیند: یک موتور که جریان اطلاعات در مراجل فرایندی را از کاری به کار دیگر کنترل و فرماندهی میکند.
- امکان اعمال WIZARD قوانین کسب و کار: توانایی اضافه کردن قوانین کسب و کار یعنی برای تغییر جریان اطلاعات را بسته به شرایط خاص داشته باشد.
- طراحی فرم: مکانی برای طراحی مکانیزم ورودی تا بتوان دادهها را ذخیرهسازی نموده و نمایش داد. این محیط نیز باید به طور drag & drop باشد و تقریباً نیاز به کد نویسی نداشته باشد.
- قابلیت ادغام و یکپارچگی با سایر سیستم ها: تقریباً تمام فرآیندها باید بتوانند اطلاعات را با سایر نرم افزارها و سیستم های دیگری که ممکن است در درون کسب وکار یا بیرون از آن باشند و مورد نیاز ما هستند، به اشتراک بگذارند.
- تحلیل: گزارش هایی برای شناسایی گلوگاه ها، مشکلات، عقب افتادگی، و بهینه سازی فرآیندها.
به غیر از این قابلیت ها، موارد زیاد دیگری نیز برای ارزیابی و انتخاب نرم افزار BPMS نیز وجود دارد. در اینجا فقط به برخی از این قابلیت ها اشاره شده است. برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید با در تماس باشید.
حال گام بعدی چیست؟
اگر هنوز برای کسب و کار خود نرم افزار BPMS انتخاب نکرده اید، وقت آن است که این کار را سریع تر انجام دهید.
انتخاب درست یک نرم افزار BPMS، تصمیم گیری مهمی برای هر کسب و کار است که میخواهد فرآیندهای خود را چه از لحاظ وظایف افراد و چه از لحاظ کارهای سیستمی سادهسازی نماید.
اطمینان حاصل کنید که نرم افزار BPMS ای را انتخاب میکنید که با نیازهای شما منطبق باشد و کسب و کار شما آمادگی پذیرش آن را داشته باشد.
البته هیچ گاه به دنبال بهرتین نرم افزار BPMS نباشید بلکه باید مناسب ترین نرم افزار BPMS را انتخاب کنید که با نیازهای کسب و کار و بودجه شما همخوانی داشته باشد.
بدون دیدگاه