نقش نرم افزار BPMS در دورکاری
در شرایط کنونی یعنی شیوع بیماری دلهره آور کرونا، نقش دورکاری بیش از پیش خود را نمایان می کند. در این مطلب در نظر داریم در مورد یکی از مهم ترین زیرساخت ها و پیش نیازهای دورکاری صحبت کنیم. در ابتدا تعریف مختصری از دورکاری ارائه خواهیم کرد و در ادامه مزایای دورکاری بیان شده و زیرساخت‌های اجرای دورکاری و نقش نرم افزار BPMS در تحقق دورکاری تشریح میگردد. البته بدیهی است و تاکید میشود که دورکاری را نمیتوان برای همه مشاغل به کار بست بلکه تعداد زیادی از مشاغل و تعداد زیادی از وظایف از طریق دورکاری قابل انجام هستند.
دورکاری چیست؟
دورکاری یعنی نیروی انسانی بدون نیاز به حضور در محل کار بتواند امور محوله و وظایف خود را انجام دهد انگار که در محل کار خود حضور دارد.
در واقع دورکاری را میتوانی سبک جدیدی در انجام کارها در نظر گرفت که طی آن ارتباط سه عنصر مهم در کسب وکار شکل می‌گیرد. این سه عنصر عبارتند از:
- کار = امور محوله و وظایف
- کارمند
- مدیر
طی این ارتباط کارمند به جای اینکه بصورت فیزیکی در محل کار حاضر و وظایف خود را انجام دهد، کار تعریف شده را در خانه یا هر مکان دیگری انجام می‌دهد و مدیر به جای نظارت فیزیکی و چشمی بر عملکرد کارمند داشته باشد، نظارت را از طریق فرایندهای مکانیزه و بصورت آنلاین و لحظه ای می‌تواند انجام دهد.
می‌توان گفت پیشرفت تکنولوژی و فناوری اطلاعات برای افراد و سازمان‌ها، فرصت‌های زیادی را فراهم آورده تا به کارهای نوین و خلاقانه‌تری با سرعت بیشتر؛ در مکانی مطلوب‌تر و با هزینه‌ای کمتر روی بیاورند.
مزایای دورکاری
برخلاف روش های رایج اشتغال که در حال حاضر و براساس ساختارها و روش‌های موجود کارمندان باید راس ساعت خاصی در محل کار حاضر شده و کار را شروع کنند و همچنین راس ساعت خاصی کار آن روز خود را تمام کرده به خانه‌های خود برگردند، دورکاری مزایای بسیاری دارد. حضور فیزیک در محل کار احتناب ناپذیر است ولی علاوه بر هزینه‌های بالا، زمان افراد را نیز هدر می‌دهد. دورکاری باعث می شود این اتفاقات خوب بیفتد:
- زمان شما در ترافیک هدر نرفته و مدیریت زمان بهتر انجام میشود.
- وقتی یک کارمندان از کنترل‌های رسمی، خشک و آزاردهنده سازمان خارج می‌شوند، با «بینش و خرد مدیریتی» تلاش می‌کند که عملکرد و بهره‌وری کاری خود را افزایش داده و با برنامه‌ریزی که برای انجام کارها دارند تمام تلاش خود را به کار گیرند تا در کمترین زمان ممکن و متعاقباً با کمترین هزینه، امور محوله و وظایف را به بهترین شکل انجام داده و حتی المقدور بهبود دهد. این امر در بستر فرایندهای مکانیزه به خوبی انجام میشود.
- کارکنان می‌توانند مدیریت درآمد داشته باشند و زمان‌های مازادشان را بهتر مدیریت کنند.
- مدیران می‌توانند بدون دغدغه به وابستگی کسب و کار به خودشان یا کارکنان، کارها را در قالب فرایندهای مکانیزه پیش ببرند.
- کارکنان با توجه به متغیر بودن زمان انجام کار، مناسب‌ترین زمان را برای انجام بهتر کارها انتخاب میکنند.
- مدیران می‌تواند در لحظه تمام امور را مشاهده کنند و گزارشات بهنگام از روند انجام کارها داشته باشند.
- تنش‌ها و تعارضات سازمانی کمتر میشود.
- مدیران زمان بیشتری برای برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری راهبردی و توسعه‌ای خواهند داشت.
- کارمندان و مدیران نتیجهگرا و هدف‌گرا می‌شوند.
زیرساخت‌های اجرای دورکاری
تا اینجا با دورکاری و مزایای آن آشنا شدیم. قبل هر چیز لازم است به سوالات زیر توجه کنیم:
- برای این دورکاری به چه زیر ساخت هایی نیاز داریم
- چه طور می‌توان از مزایای دورکاری بهره برد بدون اینکه افسار کار از دستمان خارج شود؟!
بدیهی است بجز زیرساخت های سخت افزاری، یکی دیگر از مهم ترین زیرساختها برای دورکاری، زیرساخت و نرم افزاری است.
در این مطلب در مورد زیرساخت های سخت افزاری صحبت نخواهیم کرد زیرا چندان پیچیده و عجیب و غریب نیستند و معمولاً در کشور ما سازمان ها و کسب و کارها حتی نسبت به متوسط جهانی در حوزه سخت افزار از وضعیت بهتری برخوردار هستند.
زیرساخت های نرم افزاری لازم برای دورکاری باید اینگونه باشند که افراد داخل نرم افزارها بتوانند وظایف محوله شان را که در قالب فرایندهای سازمان تعریف می شوند انجام دهند. پس در واقع نرم افزارها باید به گونه ای باشند که فرایندهایی که افراد مختلف سازمان در آنها نقش ایفا میکنند را الکترونیکی کرده تا قابلیت کار بر روی آنها از راه دوره فراهم شود.
خوب حالا باید بررسی کنیم که چه نرم افزارهایی ما به ازای فرایندهای سازمان در بازار وجود دارد؟ پاسخ این است: هیچ نرم افزاری. یعنی فرایند هر سازمانی با فرایند سازمان دیگر متفاوت است. پس اغلب خرید نرم افزار گزینه مناسبی نیست زیرا برای برخی از فرایندهای سازمان، مخصوصاً فرایندهای اصلی نرم افزار آماده وجود ندارد.
پس راه حل چیست؟
راه حل این است که باید خود سازمان نسبت به تولید نرم افزار اقدام کند. نکته مهم این است که هزینه خرید نرم افزارهای بسیار بالا خواهد بود و پس از خرید نرم افزار یا تولید آن توسط یک شرکت پیمانکار، ما به شرکت فروشنده نرم افزار برای خدمات پشتیبانی و توسعه و تغییر نرم افزار همیشه وابسته هستیم. همچنین اینکار نیز هزینه بسیار بالایی برای سازمان خواهد داشت.
از طرفی تغییرات فرایندها بالاست و نمی توان با همان سرعت تغییرات را در نرم افزارهایی که با این روش تولید شده اند اعمال کرد.
پس راهکار چیست؟!!
با توجه به پیشرفت‌های صورت گرفته در تکنولوژی می‌توان به راحتی از BPMSها به عنوان زیرساخت نرم افزاری دورکاری استفاده کرد. در واقع به جای اینکه از روش‌های سنتی با هزینه‌های بالا و کارآمدی پایین استفاده کنید شما می‌توایند با کمک نرم‌افزار BPMS با حداقل برنامه‌‌نویسی و برای بسیاری از فرایندها بدون نیاز از کدنویسی و فقط با ترسیم و DRAG & DROP فرایندهای خود را مکانیزه کنید.
البته نرم افزارهای BPMS مزایای بسیار دیگری نیز دارند که حتماً با آنها اشنا هستید.
بدون دیدگاه