BPMS پلی است برای رسیدن به ERP

این سئوالی است که ذهن بسیاری از سازمان­ها و شرکت­های کشور ما را مشغول خود کرده است.

شرکت ما در حال تهیه BPMS یا سیستم مدیریت فرایندها است، آیا دیگر نیازی به ERP وجود ندارد؟ یا بر عکس، شرکت ما در شرف تهیه ERP است، آیا دیگر نیازی به BPMS وجود ندارد؟

اولین نکته

اولین نکته این است که اساساً ERP سیستم بسیار خوبی محسوب می­شود و در بسیاری از شرکت­های خارجی موفقیت­های چشمگیری را برای آن­ها ایجاد کرده است لیکن توفیق چندانی در کشور ما کسب نکرده است.

جالب است! برخی از مهم­ترین دلایل عدم موفقیت ERP در کشور ما برخی از نقاط قوت اینگونه نرم افزارهای هستند. البته وقتی سخن از ERP به میان میآوریم منظورمان سیستم های ERP واقعی است که توسط شرکت هایی از مثل SAP و Oracle توسعه داده شده اند.

یکی از نقطه قوت ERP که عامل اول برای شکست این پروژه­ها در کشور ما نیز می­باشد این است که  ERPها فرایندهای سازمانی را بر اساس بهترین تجربیاتی که ازسازمانهای مختلف به دست آورده‌اند، ارائه می نمایند.

یعنی داخل ERP یه سری Best Practice وجود دارد که امتیاز بالایی از لحاظ بلوغ فرایندی دارا می­باشند. اگر سازمانی اقدام به پیاده­سازی ERP پیاده کند به مطلوبیت و نتایج فوق العاده‌ای دست پیدا خواهد نمود.

اما معمولاً بلوغ فرایندها سازمان ها چندان بالا نیست. بطوریکه حتی در بسیاری از آنها فرایندها با استانداردی مثل BPMN حتی یکبار هم مدلسازی نشده است.  رسیدن به امتیازات بالا نیازمند سال­ها کار کارشناسی و فنی بر روی فرایندهای سازمان است که معمولاً در بسیاری از سازمان­های کشور ما که اسب خود را جهت حرکت به سمت ERP زین کرده­اند، این اقدامات و پروژه­ها انجام نشده است.

حال چنانچه سازمانی امتیاز بلوغ در حد کافی را نداشته باشد و بخواهد سیستم ERP را که امتیاز بالایی از نظر بلوغ فرایندی دارد را پیاده­سازی کند، سازمان دچار تغییرات اساسی و بنادین خواهد شد. با این تغییرات که بهتر است عنوان شخم زدن برای سازمان را بکار ببریم، نه فقط سازمان­های ما بلکه بهترین و پیشروترین سازمانهای دنیا نیز با شکست مواجه خواهند شد. منطقی است چنانچه سازمانی تمایل به حرکت به سمت امتیازات، بلوغ فرایندی و تعالی بالا را داشته باشد، نمی تواند با یک سیستم ERP این فاصله زیاد را پوشش دهد.

ERP برای سازمان­هایی مناسب است که به عنوان مثال امتیاز قابل قبولی دارند و تمایل به حرکت و پیشرفت بیشتری دارند که ERP بهترین گزینه است.

پس ERP بسیار گزینه مناسبی است لیکن برای سازمان­­هایی که توان هضم آنرا دارند.

پس آیا سازمان­های کشور ما به هیچ وجه نباید سمت این ابزار خوب حرکت کنند؟

پاسخ سئوال فوق مثبت است. پیش­تر اشاره شد که ERP گزینه بسیار مناسب و مطلوبی برای سازمان­ها است اما فاصله بین وضعیت موجود با وضعیت حداقلی را چطور بایستی پر کرد؟

پاسخ سئوال فوق، BPMS است. یعنی سازمان­ها بایستی فرایندهای خود را از طریق BPMS اجرا و مرحله به مرحله و بر اساس الگوی بهبود مستمر ارتقاء داده تا به بلوغ حداقلی برای ERP برسند.

در نتیجه نقش اول BPMS در مواجه با ERP تضاد با آن نیست بلکه پلی است بین وضعیت نه چندان بالغ موجود سازمان­ها با وضعیت مطلوب حداقلی.

پس به دلیل فاصله بین وضعیت موجود فرایندهای سازمان و فرایندهای مطلوب موجود در ERP ها، سازمان­های کشور ما ناگزیر به انجام پرش و جهش بلندی هستند که بسیاری از این جهش­ها به دلیل فاصله زیاد بین وضعیت موجود و وضعیت مطلوب، در پرتگاه بین این دو مقوله افتاده و بعضاً لطمات جبران ناپذیری را بر پیکیره خود وارد می­نمایند. پس گفته شد که به منظور حداقل کردن خطرات ناشی از این پرتگاه، استفاده از پلی تحت عنوانBPMS ضروری است. در نتیجه در این رویکرد هیچ یک از این دو سیستم را معمولاً نمی­توان جایگزین دیگری در نظر گرفت.

BPMS  در مقابل ERP,  تفاوت BPMS و ERP