BAM در سیستم BPMS چیست و چه کاربردی دارد؟

پیش تر اشاره شده بود که یکی از بزرگترین مزایای نرم افزار BPMS این است که میتوان فرایندهای سازمان را با برنامه نویسی حداقلی تبدیل به نرم افزار کرده و اجرای آنها را تسهیل نمود.

در واقع مشکل اصلی پروژه های مدیریت فرایند در کشور ما بلکه سراسر جهان بعد از مرحله مدلسازی فرایندها و زمانی که باید فرایندها را اجرا کرد آشکار میشود. زیرا معمولاً فرایندهایی که روی کاغذ اجرا میشوند و غیرمکانیزه هستند مشکلات زیادی به همراه دارند از قبیل کند بودن، تاخیر زیاد، امکان وقع خطای انسانی و…. .

پس از اجرای فرایند سئوالاتی از قبیل موارد زیر برای مدیران و تصمیم گیرندگان سازمان ها مطرح میگردد:

• متوسط زمان اجرای فرایند چقدر است؟
• آیا می‌توان زمان اجرای فرایند را کوتاه‌تر نمود؟
• چرا فرایند با تاخیر انجام می‌شود و علت تاخیر چیست؟
• چه واحدی در اجرای فرایند، به موقع و چه واحدی با تاخیر عمل می‌کند؟

برای پاسخ به سوالات فوق و تحلیل فرایندها و مشکلات آنها، معمولاً نرم افزارها BPMS ابزاری به اسم  BAM (Business Activity Monitoring) را در اختیار مدیران قرار می‌دهد که از طریق آن می‌توان عملکرد فرایندهای مختلف، واحدهای سازمانی و افراد را بصورت هوشمند تحت پایش و کنترل قرار داد.

زیرساخت BAM (پایش فرایندهای کسب و کار)، پس از اجرای فرآیندها، شروع به تحلیل عملکرد فرایندهای جاری نموده و با ارائه گزارشات تحلیلی بصورت گرافیکی، به سئوالات فوق پاسخ می‌دهد.

BAM بخشی از سیستم BPMS است که به تحلیل رفتار سازمان در خصوص فرآیندها می‌پردازد BAM شاخص‌های استاندارد از پیش تعریف‌شده‌ای دارد که می‌تواند وضعیت دقیقی از روند کار سازمان را توصیف کند همچنین تمام شاخص‌های BAM بنا به نیاز سازمان قابل توسعه است.

بوسیله این فناوری میتوان گلوگاه‌ها را بر حسب افراد، واحدهای سازمانی و فرایندی شناسایی و در جهت رفع آنها و افزایش بهره وری سازمان اقدام نمود. همچنین مدیران بطور مستند و هوشمند می‌توانند از عملکرد واحدهای سازمانی تحت پوشش خود آگاه شده و بصورت کمی شاخص‌های پیشرفتشان را تعیین و سپس مدیریت و کنترل نمایند.

نحوه شناسایی گلوگاه های فرایندی در BAM به این تریتب است که مشخص است در چه زمانی، چه‌کاری از فرآیند را انجام می‌دهند بطوریکه وقتی وظیفه ای برای شخصی ارجاع می‌شود، مهلت انجام آن وظیفه مشخص است و به وی اعلام می‌گردد. کاربر باید در مدت مشخص شده، کار را انجام دهد در غیراینصورت سیستم BPMS  میزان تاخیر وی را محاسبه و در گزارشات BAM لحاظ خواهد نمود. همچنین بدلیل اینکه همه اتفاقات و فعالیت‌ها در سیستم BPMS لاگ می‌شود، امکان سنجش عملکرد پرسنل و مقایسه آنها با یکدیگر نیز وجود دارد.

بنابراین بطور خلاصه میتوان گفت با استفاده از قابلیت BAM در BPMS امکان سنجش کمی فرایندها و فعالیت‌ها براساس شاخص‌های کلیدی کارآیی از قبیل زمان و هزینه وجود دارد.

در ادامه یک نمونه از گزارشات ارائه شده در BAM قابل مشاهده است:

برای آشنایی با قابلیت های سیستم های BPMS اینجا را مطالعه نمایید.