قابلیت های BPMS, نرم افزار BPMS, سیستم BPMS

سایر قابلیت های مهم BPMS ها

یکی از ویژگی ها و قابلیت های قابل تامل سیستم های BPMS به دلیل اینکه از طریق آنها فرایندها خیلی زودتر تبدیل به نرم افزار میشوند این است که امکان مشارکت کاربر نهایی حتی در طول مراحل تهیه سیستم وجود دارد. در نتیجه مشکلات اشی از اعلام نظر و ایده پردازی کاربران نهایی پس از ماه ها کار و آماده شدن نسخه اولیه نرم فزار تا حدود زیادی حذف خواهد شد.

یکپارچگی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی موجود

یکپارچگی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی موجود در سازمان از دیگر ویژگیهای خوب نرم افزارهای BPMS تلقی میشوند بطوریکه امکان بده بستان اطلاعات بین فرایندهای مکانیزه شده و سیستم های قبلی سازمان وجود دارد.

رویکرد BPMS ها در یکپارچگی بر خلاف رویکرد سیستم هایی نظیر ERP است. به این معنی که در استقرار BPMS تلاش بر حفظ سیستم های موجود و فعلی سازمان است و از این حیث مقاومت سازمانی کمتری به منظور استقرار BPMS وجود دارد.

پس از اجرای یک فرآیند و گذشت زمان همواره سوالاتی مطرح می‌گردد که در قسمت زیر به چند نمونه از آن اشاره می‌شود:

  • متوسط زمان اجرای فرآیند چیست؟
  • آیا میتوان زمان اجرای فرآیند را کوتاه نمود؟
  • چرا فرآیند با تاخیر انجام میشود؟ علت تاخیر چیست؟
  • چه واحدی در اجرای فرآیند به موقع عمل میکند و چه واحدی با تاخیر عمل مینماید؟
  • و …

فناوری BAM

فناوری BAM که برگرفته از Activity Monitoring Business و به اصطلاح «پایش فرآیند های کسب و کار» است، پس از گذشت زمان، آغاز به تحلیل فرآیندهای جاری نموده و با گزارشات نموداری و تحلیلی به سوالات فوق پاسخ می­دهد. این فناوری کمک بسزایی به تعالی سازمانی و افزایش بهره وری می نماید. این فناوری شناسایی گلوگاه ها را تسهیل و مدیران را جهت رفع گلوگاه­ها هدایت می­نماید. مدیران به صورت هوشمندانه و مستند میتوانند واحد های سازمانی را از عملکردشان آگاه نمایند و به صورت کمی شاخص های پیشرفتشان را تعیین و سپس کنترل نمایند.

در این فناوری هنگامی که کاری برای شخصی ارجاع می‌شود مهلت انجام آن کار نیز اعلام می گردد. کاربر در این هنگام می­بایست بر اساس زمان استاندارد تعریف شده اقدام به انجام کار نماید، در غیر اینصورت سیستم میزان تاخیر وی را محاسبه و در گزارشات BAM ارائه خواهد نمود. امکان تهیه گزارش BAM بر اساس فرایند، واحد سازمانی و افراد سازمانی بطور همزمان وجود دارد.

به دلیل اینکه همه اقدامات و فعالیت­ها در BPMS ثبت می­شود، امکان سنجش عملکرد افراد در سازمان و مقایسه آنها با یکدیگر وجود دارد. پس استقرار BPMS به استقرار سیستم هایی نظیر ارزیابی عملکرد کمک شایانی کرده و ورودی واقعی اینگونه سیستم ها را فراهم خواهد آورد.

وقتی فرایندها با BPMS مکانیزه میشوند، امکان پایش و کنترل بسیار بالاتری نسبت به حالت های دستی به همراه خواهند داشت.

ورژنینگ (Versioning)

 یکی از بزرگترین ویزگی های نرم افزارهای BPMS ورژنینگ یا Management  Version است. به انصورت که به مرور زمان مدیران، فرآیندهای سازمان را بهبود خواهند بخشید و نیاز است تا فرآیندهای جاری بهبود و تغییر یابند. سوالی که مطرح می‌شود این است که:

  • فرآیند‌های در حال اجرا به چه وضعیتی دچار خواهند شد؟
  • آیا پس از تغییر فرآیند، اطلاعات نسخۀ قدیمی فرآیند در گزارشات آورده خواهد شد؟
  • و …

نرم افزارهای BPMS برای حل مشکلاتی از این دست قابلیت قدرتمندی را ارائه مینماید که  Management  Version نام دارد. این ویژگی باعث میشود پس از اعمال تغییری در فرآیند، نسخه جدیدی از آن در اختیار کاربران قرار گیرد و فرآیند های قبلی که قبل از این نگارش ایجاد شده اند، کما فی السابق به گردش خود طبق فرآیند قبلی ادامه دهند تا خاتمه یابند.

توسعه تدریجی فرایندها

توسعه تدریجی یکی از بزرگترین مزایای سیستم های BPMS محسوب میشود. به این معنی که به دلیل سادگی در اعمال تغییرات در فرایندها حتی فرایندهای در حال اجرا از طریق زیرساخت Versioning، میتوان ساخت فرایندها در BPMS ها را به تدریج از ساده به پیچیده تکمیل کرد. به این معنی که ابتدا فرایند را به شکل ساده شده آن پیاده سازی کرده و پس از کار کردن کاربران با فرایند ساده و جا افتادن این موضوع، فرایند را پیچیده تر کرد. البته تنها علت توسعه تدریجی فرایندها از ساده به پیچیده بحث فرهنگ سازی نیست بلکه دلایل مختلفی دارد از جمله تغییرات محیطی و سازمانی که پیش تر مورد اشاره قرار گرفتند.


برای مطالعه داستان BPMS اینجا را کلیک کنید. در این مطلب اولین و بزرگترین ارزش افزوده BPMS توضیح داده شده است.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

  • معادله امنیتی *

})