سیستم BPMS, نرم افزار BPMS

داستان BPMS

یکی از مهم ترین نکاتی که باید در هر سازمانی مدنظر قرار داد، ضریب نفوذ مکانیزاسیون فعالیت های سازمان است. این شاخص حاصل تقسیم تعداد فعالیت های مکانیزه یا الکترونیکی سازمان به کل فعالیت های است. بدیهی است هر چه این شاخص بزرگتر باشد وضعیت سازمان از لحاظ مکانیزاسیون بهتر است و سازمان ها باید در رشد و افزایش این شاخص تلاش نمایند. حتی این معیار میتواند جزء شاخص های کلیدی عملکرد واحد متولی مثلاً فناوری اطلاعات یا حتی کل سازمان باشد.

پایین بودن این شاخص مشکلاتی را برای سازمان ایجاد میکند که برخی از مهم ترین آنها عبارتند از:

  • امکان وقوع خطای انسانی وجود دارد
  • اجرای فرایندها کند و پرهزینه است
  • سرعت اعمال تغییرات و بهبود در فرایندها پایین است
  • استخراج زمان و هزینه انجام فرایندها تقریبا غیرممکن است.
  • امکان کنترل عملکرد افراد مشکل است
  • تهیه گزارشات در لحظه امکانپذیر نیست
  • و…

راه حل:

یکی از بهترین روش های حل مشکلات فوق الکترونیکی نمودن فرایندها است. رویکردهایی مثل دولت الکترونیک، شهر الکترونیک، شهروند الکترونیک، سازمان الکترونیک و… نیز به همین امر اشاره میکنند.

مکانیزاسیون سرعت انجام آنها را بالا می برد، دقت را بالا برده و خطاهای انسانی را کاهش میدهد و امکان نظارتبر روند اجرای فعالیت­ها را مقدورتر می­سازد.

معمولاً و در روش های معمول برای این هدف یعنی الکترونیکی کردن گردش کارها و فعالیت های سازمانی، دو تیم مختلف درگیر کار خواهند شد. تیم اول اقدام به تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم مورد نظر نموده و نمودارهایی را تهیه و در اختیار تیم بعدی که برنامه نویسان هستند قرار خواهد داد.

برنامه نویسان نیز بر اساس مستندات دریافتی اقدام به کدنویسی خواهد کرد.

حال نکته اصلی اینجاست که اینکار یعنی برنامه نویسی تقریباً زمانبر بوده و بعضاً مشاهده شده است که برنامه نویسان مشغول کد نویسی هستند که فرایندهای سازمان تغییر پیدا کرده و دوباره کاری های زیادی را تحمیل خواهد نمود.

بعضاً این تغییرات به حدی بالاست که کل پروژه را تحت الشعاع قرار داده و  ارزش کارهای قبلی که انجام شده است را به کلی از بین خواهد برد.

عوامل مختلفی در این تغییرات یعنی تغییرات کسب و کار و فرایندهای سازمانی دخیل هستند که برخی از مهم ترین آنها به قرار زیر است:

  • تغییر قوانین و اسناد بالادستی
  • تغییر مدیران
  • نوسانات نرخ ارز
  • اعمال یا برداشته شدن تحریم ها
  • اعمال تغییرات و بهبودهای سازمانی و فرایندی
  • و بسیاری عوامل دیگر

جمع بندی

پس به عنوان جمع بندی اشاره کنم که ما باید فرایندهای سازمان مان را مکانیزه نماییم و مکانیزه کردن این فرایندها از طریق روش هایی مثل برنامه نویسی امری زمانبر است. از طرفی بسیاری از فرایندهای ما به دلایلی که ذکر شد دچار تغییر میشوند. پس اگر بخواهیم زمان زیادی بابت مکانیزه کردن فرایندهایی که دچارت تغییرات خواهند شد صرف نماییم، کار منطقی نخواهد بود.

از سوی مقابل اولین مزیت و ویژگی عمده سیستم های BPMS این است که از طریق آنها میتوان فرایندهای سازمان را با زمان بسیار کوتاه تری نسبت به روش های برنامه نویسی مکانیزه نمود. همچنین به دلیل افزایش سرعت تبدیل فرایندها به نرم افزار و سایر امکاناتی که سیستم های BPMS در اختیار خواهند گذاشت (ورژنینگ) امکان اعمال تغییرات در آینده بر روی فرایندهای ساخته ده متناسب با تغییرات فرایندها به راحتی میسر خواهد بود.

سایر مزایای نرم افزارهای BPMS یا سیستم مدیریت فرایندها را در مطالب آتی مطالعه نمایید.


برای مطالعه سایر مطالب در حوزه  نرم افزارهای BPMS به وبلاگ ما مراجعه نمایید.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

  • معادله امنیتی *

})