اتوماسیون اداری در کسب و کار چه جایگاهی باید داشته باشد؟

اتوماسیون اداری در کسب و کار چه جایگاهی دارد؟  در این مطلب میخواهیم در این خصوص توضیحاتی را ارئه نماییم. تاریخچه بکارگیری اتوماسیون اداری در سازمان ها و ادارت کشور ما به بیش از ۲۰ سال باز میگردد. در طی این ۲۰ سال سازمان ها و شرکت های زیادی از اتوماسیون اداری استفاده کرده­اند لیکن آنطور که باید نتیجه قابل توجهی از نظر بهبود عملکرد برای آنها نداشته است. چرا باید بر بهبود عملکرد آنها تاثیر گذار بوده باشد؟ یا اصلاً چه انتظاراتی باید از یک اتوماسیون اداری داشت یا کلی­ تر بگوییم نقش نرم افزارها یا فناوری اطلاعات چیست؟

یکی از مهم­ترین نقش­های فناوری اطلاعات توانمندسازی است. یعنی باید بتواند کسب و کار را توانمند کند. خوب کسب و کار از چه فعالیت هایی تشکیل شده است که فناوری اطلاعات باید بتواند آنرا توانمند کند؟ یک کسب و کار از فعالیت­های اصلی زیر تشکیل شده است:

• تامین مواد اولیه
• تولید و ساخت
• انبارداری
• ارائه خدمت یا محصول
• لجستیک
• بازاریابی و فروش
• مدیریت خدمات مشتریان

کارکردهای اصلی اتوماسیون اداری

حال بیایید کارکردهای نرم افزار اتوماسیون اداری را با هم مرور کنیم. کارکردهای اصلی اتوماسیون اداری چیست؟

• دبیرخانه که مربوط به نامه­های وارده و صادره است.
• مکاتبات داخلی

البته نرم افزارهای اتوماسیون اداری قابلیت های دیگری نیز دارند ولی جزء کارکردهای اصلی آنها به شمار نمی رود. مثلاً اینکه یک نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت تبدیل گفتار به متن یا نسخه موبایل داشته باشد یا بسیاری از این قابلیت­های فانتزی، جزء کارکردهای اصلی اتوماسیون اداری به شمار نمی رود. قابلیت های اصلی اتوماسیون اداری مربوط به مدیریت مکاتبات وارده، نامه های صادره و مکاتبات داخلی است.

مقایسه کارکردهای اصلی اتوماسیون اداری با فعالیت های اصلی کسب و کار

خوب از بین فعالیت های اصلی یک کسب و کار کدام یک با اتوماسیون اداری قابل انجام است؟ تقریباً میتوان گفت هیچ کدام. البته به اینصورت که اگر بخواهیم فعالیت های کسب و کار را بصورت نامه به گردش در بیاوریم میتوان از اتوماسیون اداری استفاده کرد ولی اینکار خیلی صحیح نیست. یعنی جایی که گردش اطلاعات تکرار پذیر وجود دارند، حتما فرم باید جایگزین نامه شود. البته برخی از اتوماسیون های اداری فرم ساز دارند ولی قابلیت­های بسیار پیشرفته تر از فرم ساز را میتوان در نرم افزارهای BPMS یافت.

تنها حسن اتوماسیون اداری این است که درخت کمتری قطع میشود درحالیکه تاثیر چندانی بر فعالیت های اصلی یک کسب و کار ایجاد نخواهد کرد.

برای همین است که سالیان سال است شرکت­ها و سازمان های ایرانی از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می کنند ولی تاثیر چندانی بر بهبود عملکرد آنها نداشته است. البته اتوماسیون اداری در سازمان ها و شرکت های بزرگ به لازم است ولی در نه به اندازه­ای که اکنون شاهد آن هستیم. عمق فاجعه آنجاست که همین اتوماسیون اداری به شرکت های کوچک نیز تجویز میشود درحالیکه یک کسب و کار کوچک و متوسط چقدر نامه صادره یا وارده دارد که لازم است شماره گذاری شود؟

چه چیزهایی میتوانند جایگزین اتوماسیون اداری شوند؟

کسب و کارها در کشورهای توسعه یافته از ابزارهایی مثل outlook، SharePoint، CRM و BPMS به عنوان جایگزین های اتوماسیون اداری استفاده میکنند. البته استفاده از هر یک از موارد اشاره شده بستگی به شرایط و وضعیت سازمان دارد که در مطالب بعدی در این خصوص بیشتر توضیح خواهیم داد.

ادامه دارد…